Realizując założenia strategii B2B, kładziemy nacisk na budowę indywidualnych relacji z partnerami. Jednym z najlepszych narzędzi jakie możemy zastosować to konferencje. Jest wiele powodów, o których piszę poniżej, dla których warto rozważyć zaangażowanie właśnie w ten rodzaj aktywności marketingowej.
Sama konferencja jest ukoronowaniem wszelkich działań, prowadzonych w celu realizacji poszczególnych zadań dla realizacji projektu. Poszczególne etapy powinny następować po sobie w określonych odstępach czasu a ich przyśpieszenie wymaga zintensyfikowania wysiłku budżetowego. Podniesienie tempa realizacji zawsze łączy się z większym prawdopodobieństwem popełnienia błędu lub rozregulowaniu cienkiej równowagi pomiędzy budowaniem świadomości istnienia wydarzenia i przekonaniem uczestnika czy lektora do obecności.
Myśląc o konferencji mam przede wszystkim na myśli sytuację, w której grupa ludzi biznesu spotyka się aby: wymienić doświadczenia, zapoznać wzajemnie, potwierdzić słuszność własnych działań, czy wręcz dla wypełnienia atawistycznego pragnienia przynależenia do elitarnego kręgu wtajemniczonych. Z tego punktu widzenia można zaliczyć konferencje do grupy w której znajdą się także: imprezy promocyjne, warsztaty, e-semiaria, spotkania klubowe, koktajle i kongresy. Każda z wymienionych form spotkań ma swoją specyfikę lecz z punktu widzenia założeń komunikacyjnych spełniają podobną funkcję i prowadzą do tego samego celu. Niezmiennie, na koniec dnia liczymy pieniądze, lecz ważne jest aby zwrot odbył się stosunkowo szybko, co jest względne. W przypadku imprez płatnych istnieje pokusa porównania jedynie kosztów bezpośrednich do wpływów ze sprzedaży wejściówek i sponsoringu lecz jest to niebezpieczne uproszczenie, prowadzące do niepożądanych konsekwencji. Wielu organizatorów wpada w tę pułapkę co jest krótkowzroczne i przypomina skok na kasę. Z tego typu działań nikt nie odnosi korzyści, negatywne konsekwencje są bardzo kosztowne lecz nie bezpośrednie i odłożone w czasie.
Budżet wydarzenia można rozpatrywać w różnych modelach. Firma chcąca zaprosić szeroką rzeszę partnerów biznesowych, przeszkolić własne zespoły i budować w ten sposób swój wizerunek wykonuje wszelkie działania tak aby uzyskać efekt „wow” a uczestnicy mieli fantastyczne wspomnienia. Dzięki takim działaniom organizator i sponsor zyskuje sobie ambasadorów, którzy w naturalny sposób promują markę i właśnie dzięki niewymuszonemu charakterowi przekazywanej wiedzy, jest ona wielokrotnie silniejsza. Rekomendacja jest potężnym narzędziem marketingu a zyskanie referencji od osób decyzyjnych z branży działalności sponsora i organizatora to potencjalne wpływy, niejednokrotnie przekraczające koszt techniczny i logistyczny. Płaszczyzna emocjonalna tego typu wydarzeń może wydawać się dodatkiem lecz stanowi integralną i nierozłączną część budowy pozytywnego wrażenia. Zadowolony uczestnik wybacza także wszelkie trudności techniczne, których oczywiście powinno być jak najmniej. Dobre przygotowanie pomaga ale najważniejsza jest spontaniczna i szybka reakcja oraz posiadanie planu awaryjnego.
PRESTIŻ ESTYMA RANGA DONIOSŁOŚĆ ISTOTNOŚĆ
Będąc sponsorem i organizatorem jednocześnie można dynamicznie rozwijać zastaw „atrakcji” dla delegatów. Niezależnie od merytorycznej zawartości, są często stosowane wystąpienia osób uznawanych za znakomitych mówców, takie wystąpienia zawsze niosą ze sobą dużą dawkę emocji. Te właśnie wystąpienia są najczęściej długo zapamiętywane, nie wielu uczestników mówi o technicznych szczegółach o ile nie jest to absolutnie unikatowe. Zaskoczenie uczestników nie jest takie proste, niewielu lektorów ma do tego wystarczające dane lub charyzmę. Efekt euforii można także uzyskać przy udziale artystów, publicznych autorytetów czy celebrytów. Osoby posiadające autorytet wypełniają istotną dla wielu ludzi chęć przynależenia do elitarnej grupy, pozwalają uczestnikom brylować w towarzystwie, dostarczają ciekawostek do prowadzenia konwersacji, są tematem do przełamywania lodów w kontaktach a co za tym idzie zwiększają możliwości i siłę networkingu. Ze względu na wielkie różnice w kosztach uczestnictwa autorytetów, istnieje zagrożenie przeinwestowania lecz pogodzenie drastycznego cięcia kosztów z chęcią stworzenia imprezy z rozmachem wyklucza się wzajemnie. Pewnym rozwiązaniem w zachowaniu równowagi kosztowej jest udział partnerów chcących zaakcentować swą obecność, skorzystać na splendorze otaczającym wydarzenie, wziąć udział dla utrzymywania świadomości istnienia marki na wysokim poziomie, korzystając jednocześnie na kreacji wizerunku.
Elitarność wydarzenia jest silnym magnesem zarówno dla uczestników, jak i dla lektorów, gości, patronów i prasy. Echa wydarzenia, często zupełnie nie związane z merytoryczną częścią spotkania mogę krążyć w środowisku jeszcze długo po zakończeniu. Jeśli są pozytywne, jest to działanie czysto PR-owe, czyli w rzeczywistości dodatkowe środki nie są jedynie fanaberią dla polepszenia samopoczucia delegatów a istotną inwestycją. Tak zwane „earded” media czyli pozyskany ruch może wartościowo wielokrotnie przekraczać koszt kampanii. Zawsze można postawić pytanie czy partnerzy, korzystają bardziej niż organizator czy wręcz przeciwnie. Jeśli producent elektroniki przeznaczy określoną ilość urządzeń dla uczestników to ich wartość może okazać się relatywnie wysoka i wtedy nie będzie zbyt zainteresowany w płaceniu dodatkowych środków za komunikację, prezentację czy inna formę komunikacji przy wydarzeniu.
debaty, dyskusje panelowe, certyfikaty
